RGPD pour les agences immobilières
Fichiers acquéreurs, vendeurs et locataires, pièces justificatives sensibles, prospection, portails d'annonces : l'immobilier est un secteur très exposé au RGPD. Voici l'essentiel.
Êtes-vous concerné ?
Vous collectez des données identifiantes et parfois très sensibles (pièces d'identité, avis d'imposition, bulletins de salaire). Le principe de minimisation et les durées de conservation sont ici particulièrement surveillés par la CNIL.
Les données que traite une agence
- Fichiers acquéreurs, vendeurs, locataires (coordonnées, critères).
- Pièces justificatives (identité, avis d'imposition, bulletins de salaire).
- Mandats, visites, offres.
- Prospection et estimation.
- Partage avec notaires, banques, diagnostiqueurs.
Les points à surveiller
Les points sensibles : la collecte des pièces justificatives doit être minimisée (ne demander que le nécessaire, ne pas conserver les copies au-delà de l'utile), les candidatures locatives non retenues doivent être supprimées rapidement, et la prospection doit respecter le consentement.
Les documents à avoir
Quel que soit votre métier, la conformité repose sur les mêmes documents de base, à personnaliser selon votre activité :
- Une politique de confidentialité (information des personnes).
- Des mentions légales complètes.
- Un registre des traitements (simplifié pour une TPE).
- Un bandeau cookies conforme si votre site utilise des traceurs.
- Des CGV si vous vendez en ligne.
C'est le premier point vérifié lors d'un contrôle CNIL.
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Questions fréquentes
Puis-je conserver les pièces des candidats non retenus ?
Non, au-delà du nécessaire. Les dossiers des candidats locataires non retenus doivent être supprimés rapidement après la décision. Ne conservez que le dossier du candidat retenu, le temps du bail et des obligations légales.
Quelles pièces ai-je le droit de demander ?
Uniquement celles autorisées et nécessaires (principe de minimisation). Certaines pièces sont interdites à la demande ; limitez-vous au strict utile et informez sur leur usage et leur durée de conservation.
Dois-je informer sur le partage avec notaires et banques ?
Oui. Ces destinataires doivent figurer dans votre information (politique de confidentialité), en précisant la finalité du partage.